10 konkrete anbefalinger til brug af Online Freelancere

4 hour work week cover

Steffen Hedebrandt – country manager hos gigantiske Elance.com – har skrevet et rigtigt godt indlæg med input fra bl.a. stifteren af Vivino og Billys Billing (hvilket jeg selv bruger). Det indlæg har jeg fået lov til at publicere her på min blog. Det er jeg glad for. Indlægget handler om outsourcing og brug af online freelancers; det er super godt, spækket med konkrete tips. Jeg har selv tilknyttet en designer og en programmør fas fra hhv. Vietnam og Pakistan. Der er rigtigt meget godt at hente. Og med dette indlæg i hånden kan du hente det!

4Hourworkweek. Fire timers arbejdsuge. Det var hvad Timothy Ferriss lokkede med da jeg første gang stiftede bekendtskab med Online Arbejde/Outsourcing.

Af lige del nysgerrighed og nødvendighed kastede jeg mig i sommeren 2009 ud i at outsource mine første jobs online. Jeg testede de forskellige platforme af, som Timothy Ferriss anbefalede i hans bog. Visionen var klar. Høj fleksibillitet i omkostningerne da al arbejde vil være projektbaseret og store besparelser i kraft af, at de folk der samarbejdes med (ofte) lever i lande, der ikke er lige så dyre som Danmark.

Fire år senere, en stor del erfaringer rigere (gode som dårlige), et hav af bekendtskaber med freelancere verden over og et arbejde for en af de førende Online Arbejdsplatformer må jeg nu erkende, at det endnu ikke er lykkedes mig at nå drømmen om den fire timers arbejdsuge.

Hvad jeg dog har opnået er erkendelsen af, at det at få succes med at outsource jobs online i høj grad er en learning by doing ting. Du skal lære den platform at kende hvorpå du ansætter freelancerne, du skal lære at fornemme, hvem den rette at ansætte er og hvad du i så fald bør betale for ydelsen.

For at spare dig dele af denne læringsproces har jeg taget fat i en række successfulde Internet og Tech entreprenøre for at få deres anbefalinger til de freelancere som de har arbejdet sammen, samt få deres gode råd til at få succes med Online Outsourcing.

Før de 10 anbefalinger af Online Freelancerer, vil jeg give dig et par overordnede råd til hvordan du klare denne proces. Er du en erfaren Online Outsourcer kan du eventuelt springe over disse og scrolle direkte ned til de konkrete anbefalinger.

Sådan Outsourcer du arbejde Online

For at lykkedes med at outsource arbejde online, så gælder det kort sagt om at, i høj grad, tage alle de gode arbejdsvaner du normalvis har offline og anvende dem i forbindelse med Online Arbejde.

Disse arbejdersvaner for Online Arbejde og Outsourcing kan overordnet deles ind i tre faser: Ansættelse, Samarbejde og Betaling.

Ansættelse:

I denne første fase handler det om, at du skal finde den freelancer, som har evnerne til at løse din opgave på højest mulig kvalitetsmæssige niveau og samtidig til den optimale pris. Denne fase vil jeg også inddele i tre skridt: Opgavebeskrivelse, Interviewfase og Pris.

  • Opgavebeskrivelse: Første skridt i at få løst din opgave på tilfredsstillendevis ligger i at lave en udførlig projektbeskrivelse. Den skal præcist forklare hvad din arbejdsopgave indeholder. Alt hvad du ikke har med heri, det skal du ikke forvente Freelanceren laver. Derfor vil jeg klart anbefale, at ønsker du at outsource et job for eksempel en Mobil App, som du ikke selv har den tekniske viden om, så bør du spørge rundt i dit netværk. Bed om hjælp hos dem, der tidligere har fået bygget eller bygger Mobil App´s og spørge dem om dit job er beskrevet på behørig vis. Et godt tip her er at linke til det du ser som ”Best Practises”, altså give eksempler på design og funktionalitet, som du syns om.
  • Interview: Et job på Elance.com, for hvem jeg arbejder, får i gennemsnit ni bud fra freelancerer. De simple jobs, som mange kan løse, får flere bud (for eksempel powerpoint arbejde, administrationshjælp og lignende) og de jobs som kræver specialist kompetence får færre (Niche programmeringssprog og lignende). Særligt de jobs, hvor du har mange, som byder på din opgave kræves der en vis struktur fra din side, hvis interviewfasen skal overstås effektivt og ende ud med den rigtige ansættelse for dig.
    • Det du bør gøre er at, medmindre du er i tidsnød, at begrænse dig til at logge ind og vurdere kandidater en gang per dag. Det skyldes, at der løbende kommer bud på din opgave. Og snakker vi 10, 20 eller flere bud på din opgave, så kan du nærmest ikke lave andet end at være i dialog med freelancerer.
    • Den anden faste procedure for mig at øjeblikkelig ”Decline” alle bud som virker Copy/Pasted. Det skyldes ganske simpelt, at jeg ikke ønsker at arbejde sammen med en Freelancer som har en Copy/Paste-tankegang om vores samarbejde. Andre, som jeg også afviser øjeblikkelig, er dem som sender urealistiske bud på opgaven. Enten ligger prisen langt over det budget jeg har sat for ydelsen eller freelanceren ligger  urealistisk lavt i forhold til den tid de forventer der skal bruges på at løse opgaven.
    • Den ovenstående grov-sortering tager mig oftest ned til omkring 4-6 kandidater. Disse freelancere plejer jeg alle at stille den samme håndfuld spørgsmål som jeg ved er kritiske i forhold til udførelsen af min opgave. Grunden til, at jeg stiller de samme spørgsmål til alle er at det giver mig mulighed for at sammenligne de svar jeg får fra freelancerne.
    • Dette plejer også at sortere et par stykker fra, så jeg til sidst står tilbage med 2-3 kandidater. Disse freelancere sætter jeg Skype kald op med. Her gennemfører jeg et uformelt interview for at finde ud af hvem de er, deres engelske sprog og fornemme deres kompetencer i forhold til at løse opgaven. Et trick kan her være at anvende videointerviews, da det tester deres internethastighed (hvilket er afgørende i forhold til at lave arbejde online) og det styrker din mavefornemmelse af hvem, som er den rigtige kandidat for dig.
    • Pris: En (vigtig) del af at finde den rigtige freelancer til din opgave er bestemt også prisen. Prisen for det arbejde, der skal udføres skal opfylde de forventninger du har haft indledningsvis. Der er en række ting man kan gøre inden prisen forhandles, som kan være med til at stille dig i en god forhandlingsposition.
      • Først og fremmest bør du vide hvor lang tid din opgave bør tage. Hvis det er et website du skal have bygget, så spørg programmørerne i dit netværk om hvor lang tid de vil forvente at opgaven vil tage at løse. På den måde havner du ikke i en situation, hvor du betaler 100 timer for en 50 timer opgave.
      • Find dernæst ud af hvilken kandidat du har med at gøre. Kig på hans profil, hvilken pris han typisk arbejder til og hvor tilfredse hans kunder har været.
      • Denne information kan suppleres med en mere specfik undersøgelse af det land som freelanceren kommer fra. Altså, er du ved at ansætte en PHP programmør fra Rumænien, så kan du undersøge, hvad en programmør i Rumænien ville blive betalt per måned lokalt og dividere det ud på, hvad han i så fald vil tjene i timen.
      • Mit sidste råd i forhold til prisen er at tænke livstidværdien af samarbejdet med i billedet. Finder du den rigtige freelancer, som leverer kvalitetsarbejde, og du kommer til at arbejde sammen med ham i flere år, så vil du spare en god håndfuld penge. Derfor skal du ikke gå glip af samarbejdet fordi du prøver  at ”klemme” den bedste mulige handel for dig igennem i det første job for at spare 5 eller 10 procent ekstra.

Samarbejde:

Som jeg nævnte tidligere, så får du succes med online outsourcing når du i forbindelse med Online Arbejde anvender de gode vaner for samarbejde og projektledelse som du normalvis har offline. Her kommer et par af mine overordnede råd som du bør være opmærksom på:

  • Vær proaktiv: Når du Outsourcer arbejde online, så  kommer du til at samarbejde med mennesker du ikke kender og som ovenikøbet måske kommer fra en kultur med andre arbejdsrytmer end dem du er vant til. Derfor er det vigtigt, at du hele tiden tænker igennem, hvordan du kan hjælpe freelanceren til at løse din opgave rettidig og i den rette kvalitet. Som eksempel, så skal du proaktivt overveje, hvad tidsforskellen har af betydning for dit samarbejde med freelancerne. Sidder de for eksempel i USA og du ikke afgiver feedback før du går hjem fra dagens dont, så kan tabe du en hel dags arbejde på gulvet, hvis freelanceren er afhængig af din feedback for at komme videre.
  • Vær ærlig: En anden vigtig ingrediens i at få Online Arbejde til at virke er at være ærlig. Du skal være ærlig og lade freelanceren vide, hvordan du gerne vil have at der arbejdes og hvilken kvalitet du forventer. Det gælder særligt, når du giver feedback til freelanceren på hans løbende arbejde, men også når arbejdet er overstået og du skal give en anmeldelse af arbejdet, der er udført for dig. Det er denne feedback den næste som vurderer freelanceren skal bruge som et fundament for at træffe deres ansættelsesbeslutning.
  • Sæt regler: Udover at gøre hvad du kan for at få samarbejdet til at lykkedes, så kan du supplere din gode indsats med et par håndgribelige regler for hvordan du gerne vil have at samarbejdet foregår. Det kan for eksempel være at freelanceren hver morgen skal aflevere en skriftlig beskrivelse af dagens forestående arbejdsopgaver, hvorledes de opgaver der lå for igår blev udført og hvilke opgaver der har brug for feedback.
  • Dokumentér alt hvad der aftales: En af årsagerne til, at det giver rigtig megen mening at outsource via online arbejdsplatforme er, at der er en struktur og platform som både styrker samarbejdet mellem dig og freelanceren, men samtidig også beskytter dig, hvis der skulle opstå uenigheder.  Det vil sige, at der per definition er der styr på IP rettigheder og NDA´s (None Disclosure Agreements). I det daglige kommer meget kommunikation til at foregå via Skype og instant messaging. Derfor, for at sikre dig bedst muligt bør du sørge for at notere alt du aftaler med din freelancer på skrift, ideelt i det WorkRoom som er stillet til rådighed for jeres samarbejde.

Betaling:

Den sidste del af dit samarbejde med freelanceren er betalingsformen og selve transaktionen for det udførte arbejde.

  • Betalingstype: I forbindelse med oprettelsen af din arbejdsopgave skal du vælge hvorledes, at du ønsker at betale en fastpris (fixed) for opgaven eller om du ønsker at betale per time.
    • (Fixed)Fastpris: Er den klassiske måde at strukturere og betale for arbejdet der er udført. Det skal du vælge, hvis du er istand til at definere hvilket arbejde, der skal udføres og hvordan slutproduktet ser ud. Sørg for at bruge så mange milestones som giver mening, da det både sikrer, at du ikke risikere at spilde din tid på en freelancer, som ikke leverer og spare dig for at betale for hele opgaven, hvis samarbejdet af en eller anden årsag ikke skulle fungere.
    • (Hourly)Timebetalt: I andre tilfælde kan det være betaling per time der arbejdes for dig som kan være den optimale betalingsform. Det kan for eksempel skyldes, at du har så mange Online Projekter, at du ved at du altid har brug en udvikler fuldtid og derfor fast booker ham eller hende for 40 timer per uge. Det kan også være at du har ansat en til at hjælpe dig med community management på dine sociale medier eller i din kunderservice til tage til telefonen for dig eller svare på chat-spørgsmål. Disse opgaver kan både være af varierende omfang fra uge til uge og samtidig være svære at definere.
    • Brug af bonus: Et godt trick, der med fordel kan anvendes, hvis du har været tilfreds med det arbejde der er blevet leveret, er at betale en uopfordret bonus til dine freelancerer. Selv små beløb kan gøre en stor forskel, når de gives uventet. Det vil gøre, at freelanceren vil prioritere dig næste gang du har en opgave der passer til hans eller hendes evner. Det er vigtigt ikke at glemme at freelanceren selv bestemmer, hvem som der arbejdes for.Hvis ikke du behandler freelanceren på ordentlig og professionel vis, så skal du ikke regne med, at du kan ansætte samme person igen.

Følger du nogenlunde de ovenstående anvisninger, så skal du nok klare dig igennem at outsource arbejde online. Men da det er mennesker du skal arbejde sammen med og nogen har bedre arbejdsvaner end andre så er du i høj grad afhængig af den freelancer du arbejder sammen.

10 konkrete anbefalinger til Online Freelancere du kan outsource arbejde til

Herunder kan du finde henvisninger fra rutinerede og dygtige outsourcerer. De henviser til specifikke freelancere, som de hver især har arbejdet sammen og derfor kan anbefale, samt giver deres bedste råd til, hvordan du får succes med outsourcing.

steffen hedebrandtSteffen Hedebrandt – Elance.com:

En kort præsentation af dig og hvad i laver i din virksomhed

Som ovenfor nævnt stiftede jeg bekendstskab outsourcing allerede tilbage i 2009. Siden har jeg outsourcet meget arbejde online. Mit første bekendstkab med online Outsorcing var som COO hos VintageandRare.com. Her brugte  vi freelancere 24 timer i døgnet. Når vi mødte på arbejde om morgenen havde de asiatiske freelancerer vores fokus, i løbet af dagen, de europæiske og inden vi gik hjem om aften tog vi en snak med vores amerikanske ansatte. Idag arbejder jeg for Elance, hvor alle afdelinger har et dedikeret budget til at ansætte freelancerer på platform. Dette har medført at Elance selv idag også er den største kunde på platformen.

Jeg har en blog her: http://digitalglobalization.com/

Beskriv freelancere og de opgaver de har løst for dig

Vladica: Er min virtuelle go-to-guy og researhcer. Han er tidligere ingeniør og selvsagt ekstremt detaljeorienteret i alt han gør. Jeg har brugt Vladica til omfattende research opgaver og faktisk også indeledende kundekontakt. Hans timepris er normalt $11.

https://www.elance.com/s/sir_olliver/

Nikola: Er en grafiker jeg har brugt igen og igen. Han er dygtig grafisk, men som en ekstra bonus er han også selvstændigt tænkende så han kan både klare opgaver, hvor han skal være kreativ, samt opgaver hvor detaljerne er vigtige. Nikola plejer jeg at betale  $25 per time.

https://www.elance.com/s/nikolam/

Juergen T.: Er en Adwords specialist jeg brugte i forbindelse med VintageandRare.com. Han er Google Adwords certificeret og testet blandt de 1% bedste Adwords folk på Elance. Udover at levere Adwords opsætning gav han også løbende råd til hvordan vi kunne forbedre sitet. En glimrende samarbejdspartner. Han er dog i den dyre ende og koster $89 per time.

https://www.elance.com/s/intwd/10178/

Dit bedste råd til hvordan man Outsoucer arbejde online

Der kan gives mange gode råd vedrørende Online Arbejde. Det vigtigste må dog være at tage de gode arbejdsvaner du har og anvende dem online. Dvs. Invester tiden i at lave en god opgave beskrivelse, stil kritiske spørgsmål til freelanceren før han/hun ansætte, svar hurtigt tilbage på spørgsmål, giv gennemtænkt og konstruktiv feedback, hav en plan for hvilket arbejde der skal udføres hver uge og kommuniker det til freelanceren osv. Jeg tror i kan se pointen. Indledningsvist kræver Online Outsourcing mere arbejde end at ansætte en person på sit kontor, men i længden er der heldigvis store fordele i sigte!

heini zachariassenHeini Zachariassen – Vivino.com

En kort præsentation af dig og hvad i laver i din virksomhed

Jeg er CEO & stifter af Vivino, verdens største og mest populære vin app. Vivino fungerer ved, at man tager et billede af en vinetiket, som på få sekunder genkender vores teknologi vinen og finder alt om vinen fra vores dataabase med 1,5 millioner vine. Brugeren kan se anmeldelser fra de andre næsten 2 millioner brugere og få al nødvendig info om vinen – dens navn, årgang, pris og hvor den kan købes i nærområdet.

Vi har tre kontorer – projektledelsen og projektudvikling foregår på Amager i København, mens vi har softwareudviklere i Ukraine og et data team i Indien. Næste uge flytter jeg til San Fransisco og bygger op et nyt kontor der, hvor vi vil satse stærkt på det amerikanske marked. USA er allerede i dag vores største og hurtigst voksende marked.

Beskriv freelancere og de opgaver de har løst for dig

I stedet for at tage nogen typiske opgaver har jeg fundet 2 lidt alternative opgaver.  Hypdesign lavede vores visitkort, fantastisk oplevelse hvor de lavede alt 100% klart til tryk hos Moo.com. https://www.elance.com/s/hypdesign/

Som et led i vores opstart i USA fik vi eLance freelancers til at gå ud i deres lokale supermarkeder og tage billeder af vine: https://www.elance.com/s/dolcemango/

Dit bedste råd til hvordan man Outsoucer arbejde online

Det er vigtigt at være opmærksom på, at outsourcing grundlæggende kræver en anden måde at arbejde på, end hvad man normalt gør. Det kræver en tættere og hyppigere kommunikation, som også hænger sammen med at alle opgaver skal være mere specificeret end hvad der kræves internt.

Desuden kræver det disciplin fra begge sider at arbejde med outsourcing. Hvis disciplinen ikke er den samme hos ens partner, skal man bare komme videre så hurtigt så mulig. Det er så der fordelen ved outsourcing kommer ind, der er altid en anden der er klar til at levere.

mads schjølinMads Schjølin, Drinkster.dk

Min baggrund

Mads Schjølin er CEO og medstifter af Drinkster, der tilbyder halv pris på din bytur på over 80 barer i Danmark. Jeg har læst cand.merc.dat på CBS og arbejdet i Deloitte Consulting som managementkonsulent. Drinkster har modtaget seed funding af Jesper Buch.

Opgaver, som vi har fået løst

Drinkster.dk er kodet af det indiske it-udviklingshus Agile Technosys (http://agtech.elance.com) – Agile har også udviklet vores iPhone app. Med udgangspunkt i en relativt detaljeret kravspecifikation og et grafisk design (udført lokalt) har Agile programmeret sitet i PHP/MySQL.

Det har været en stor succes – prisen er væsentligt lavere end danske udviklere og kvalitetsniveauet er fornuftigt. Det kræver dog et højt niveau af teknisk forståelse in-house for at bygge bro mellem de teknisk orienterede indere og vores forretningsmæssige behov.

Vi brugte Elance til at lægge opgaven i udbud som et fastpris-projekt, og fik hurtigt en lang række bud. Efter en screeningsproces af leverandørerne indgik vi aftale med Agile og fik vi udviklet sitet indenfor 20% af tidsestimat og til aftalt budget (under 25.000 kr. for første version af sitet). Vi er nu i gang med anden version af vores Android og iPhone apps til en tilsvarende meget lav pris.

Et godt råd, når du outsourcer

Jeg har mange råd :) men det bedste må være, at du kun skal kaste dig ud i outsourcing (særligt offshore outsourcing) hvis du har kompentencer til at styre leverandøren selv.

Som IT-startup er IT en kernekompetence, der ideelt holdes in-house – men dygtige programmører kan være svære at tiltrække, da de er i høj kurs på arbejdsmarkedet og kan få høje lønninger, selv før de har afsluttet deres uddannelse. Hvis man ikke har en programmør på teamet, er det næstbedste at have en person, der er IT-kyndig, som kan skrive en præcis specifikation af det, man skal have udviklet eksternt.

toke kruseToke Kruse – Billysbilling.com

Min baggrund

Toke Kruse er CEO og stifter af Billy’s Billing for mindre virksomheder. I forbindelse med vores udvidelse af vores software til USA, har vi brugt Elance i et bredt omfang.

Opgaver, som vi har fået løst

Vi har med stor succes fundet tekstforfattere på sitet inden for såvel regnskab, marketing og oversættelser fra dansk til engelsk. Nogle tekstopgaver har været korte, professionelle og kommunikativt tunge kvalitetstekster, mens andre opgaver har været et store mænger, der blot har skulle gennemskrives. Elance favner begge behov og uanset opgave er freelancerne, vi har arbejdet med, altid haft korte svartider og leveret efter aftale. Derfor bruger vi også de samme freelancere igen og igen. Her er mine anbefalinger til tesktforfattere på Elance:

Writing the Right Way: http://writingtherightway.elance.com

The Coley Group: http://coleygroup.elance.com

Lars Vangsgaard: http://larsv.elance.com

Et godt råd, når du outsourcer

Markedet for outsourcing er eksploderet de sidste par år, det har desværre også medført at flere og flere freelancere søger ind til sites som Elance. Ikke alle er lige kvalificeret og kunsten er klart, at du skal være 100% klar på, hvad du skal bruge og altid inkludere en test-opgave, som kan dokumentere deres niveau. Samtidig skal du afsætte dedikeret tid af til at skrive dit jobopslag, hvis du skal finde den rette.

anders saugstrupAnders Saugstrup – Saugstrup.org

En kort præsentation af dig og hvad i laver i din virksomhed

Vi fokuserer på effektiv Indholdsmarkedsføring for vores kunder. Jeg bor med min hustru og vores tre små børn i Grækenland, hvorfra jeg også har drevet virksomhed i de sidste 7 år.

På trods af geografien er mine kunder danske og det samme gælder mine medarbejdere her på kontoret.

Beskriv freelancere og de opgaver de har løst for dig

Jeg har brugt freelancere intensivt i mange år. Primært fra Grækenland og fra Philippinerne. De løste opgaver er for eksempel webdesign, kodning, webresearch, personlig assistent, fakturering, fagartikler, tegnekunst, videoredigering, fotoredigering.

Har lige fået min gode gamle grafiker til at oprette sig ordentligt hos elance den anden dag. Hende vil jeg gerne anbefale til logo-arbejde og blogdesign i den lettere ende.

http://sydneyt.elance.com/

Dit bedste råd til hvordan man Outsoucer arbejde online

Ofte er det svært at få de rette profiler ind at søge jobbet uden en direkte henvendelse, så det er værd at bruge tiden på selv at vælge sine kandidater og kontakte dem om jobbet.

Det er ikke sjældente at talenterne ikke har meget flot at vise i deres portefølje, men de kan sagtens være dygtige alligevel. Jeg plejer at skrive til dem alle, at de skal vise mig de to arbejder, de er mest stolte over at have skabt. Hvis det er gode arbejder i mine øjne også, er vi på bølgelængde og et samarbejde kan komme på tale.

Hvad har du outsourcet?

Det var 10 konkrete anbefalinger af freelancere, som du kan ansætte Online. Har du selv anbefalinger til freelancere, tips og tricks i forhold til outsourcing eller har du outsourcet et eller andet sjovt som Timothy Ferriss i nedestående video, så byd endelig ind med det i kommentarerne hertil.

Jeg er 21, bor i København og er stifter af JUF.dk ApS. JUF genererer leads til danske advokater og revisorer. Og så synes jeg iværksættere er de sejeste mennesker i verden.

2 Comments

  1. Brian Rønnow

    En rigtig god artikel, Har gået med tanken men ikke helt turde tage springet. Din artikel har da medført at det må prøves af.
    Er der andre platforme for at finde freelancere der eventuelt også er værd at anbefale ?

Leave a Reply

Din e-mail-adresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Disse HTML koder og attributter er tilladte: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>